De 5 tools die mijn leven op kantoor makkelijker maken

Digitale Optimalisatie

 
Ik hoor je al denken “God, daar zijn ze weer met hun lijstjes.” Ik voel uw pijn. Maar we leven nu eenmaal in een wereld waar lijstjes enorm in trek zijn. We scannen liever de dingen - op zoek naar de meest interessante elementen - dan effectief alles in zijn totaliteit te lezen. Dit gezegd zijnde, lees je toch best even verder.

De 5 tools die mijn leven op kantoor makkelijker maken

In deze blogpost geef ik je 5 tools mee die mijn leven op kantoor makkelijker hebben gemaakt. Ik weet zeker dat minstens 1 van deze tools ook jouw leven op kantoor een stuk efficiënter en aangenamer kan maken. Ik probeer hier helemaal geen verkooppraatje te doen voor deze tools, aangezien ik toch op geen commissie kan rekenen. Dus superdiep ga ik er niet op in. Gewoon genoeg om je interesse te op wekken. En geen zorgen, ik voorzie vetgedrukte woorden voor diegenen onder jullie die niet door mijn al woordvulling willen ploegen. Hier gaan we!

1. Slack


Slack is een tool die de laatste tijd een zeer sterke groei in populariteit kent. Deze app wordt omschreven als dé communicatietool van de 21ste eeuw. Als we Slack zelf mogen geloven toch. Om voor Generatie Y heel kort duidelijk te maken wat Slack precies is: denk MSN Messenger maar dan voor op het werk.

 Slack biedt de mogelijkheid om met elkaar te communiceren zonder effectief je stembanden te gebruiken. Je kan privégesprekken houden met je collega’s of je kan teams opzetten om groepsgesprekken aan te gaan en bestanden te delen.

“Maar dat gaat via e-mail toch ook?” Dat is het hem net. Slack maakt intern e-mailen zo goed als overbodig. Het zorgt ervoor dat je mailbox vrij blijft van vragen en problemen van collega’s die je bovendien zou kunnen vergeten. Of erger, die ondergesneeuwd worden door andere interne mails. Slack zorgt voor een interne communicatie die korter op de bal speelt. Het sterkt vooral real-time converseren aan, zonder dat je daarbij van de ene bureau naar de andere hoeft te schreeuwen. Slack zelf beweert dat hun gebruikers een reductie van maar liefst 48% interne mails zien.

Natuurlijk, naast efficiënt zijn, kan deze tool ook een beetje contraproductief werken voor de ijver en vlijt. Zo kan je even verdwaald raken in een chatsessie die een beetje(*) afwijkt van professionele doeleinden. Maar verbroederen met collega’s zorgt voor een fijne werksfeer en blije mensen zijn productiever. Bovendien kan Slack ook een bron van hilariteit zijn als het plots de informele kant begint uit te gaan.

aint nobody got time for that

Naast interne communicatie kan je Slack ook met een hele hoop apps integreren. Deze zijn net iets te talrijk om ze allemaal op te noemen. Maar het is bijvoorbeeld mogelijk om vanuit deze tool te tweeten, skypen of screensharen. Een fijn beestje dus Slack.

Ontdek Slack

*IK ZWEER HET BAAS, EEN BEETJE MAAR!

 

2. Harvest


Een tool waar ik voor het eerst in aanraking mee kwam net na mijn stageperiode. Toegang tot de Harvest-applicatie krijgen was voor mij als een beloning na een ontgroeningsritueel. Ik was eindelijk een echte man (red. puppy) die zijn gewerkte manuren mocht inboeken! Harvest is een time tracking tool waarbij je gepresteerde uren kan bijhouden in timesheets, heel noodzakelijk in een agency.

Het leuke aan Harvest is dat ik nauwelijks uitleg hoefde te krijgen over hoe er mee om te gaan. Alles leek enorm vanzelfsprekend. Iets wat een mirakel mag genoemd worden bij dit soort software. Als gebruiker, met gelimiteerde functies weliswaar, is dit een heel eenvoudige tool om up-to-date te houden. Al heb ik sommige collega’s al horen vloeken bij het invullen van hun timesheets. Maar dat ligt meer aan hen dan aan Harvest.

Ik vermoed dat deze tool geweldig is als je een accountmanager bent. Ik zeg vermoed, omdat ik geen accountmanager ben. Met als gevolg dat ik die specifieke functionaliteiten van de tool nog niet onder de loep heb kunnen nemen. Onze accountmanager gebruikt Harvest om de gespendeerde uren en expenses van ons team bij te houden voor planning en facturatie.

Van zodra je toegang hebt tot het internet kan je met Harvest aan de slag. Ikzelf heb bijvoorbeeld al eens op een fijne zaterdagmiddag een waarschuwingsmail ontvangen dat ik mijn timer had laten lopen. Gevolg: mijn laatste project zat aan een fijne 25 uren, wat niet de bedoeling was. Een fout die ik gelukkig snel kon aanpassen via de Harvest app. Wat er zo speciaal is aan deze anekdote? Dit heeft van begin tot einde plaats gevonden in het kleinste kamertje. Talk about efficiency.

Ontdek Harvest

 

3. Asana


Plannen en taken verdelen. Als er iets is wat makkelijk lijkt, maar soms volledig fout kan lopen, is het dat wel. Als je dagelijks geconfronteerd wordt met de planning van je team is het belangrijk om een goeie tool in huis te hebben die alle taken oplijst. Een tool die de verschillende taken groepeert per project, en de communicatie tussen projectmanager en uitvoerder vereenvoudigt. Om dit allemaal in goede banen te leiden gebruiken wij Asana.

De kiemen van Asana zijn ontsproten uit de vruchtbare grond van Facebook. Asana is namelijk het hersenspinsel van Dustin Moskovitz en Justin Rosenstein. Moskovitz was één van de mede-oprichters van Facebook, en Rosenstein één van de Lead Techs die onder andere verantwoordelijk was voor het programmeren van de “Like Button”. In 2008 besloten ze Facebook achter zich te laten en Asana uit de grond te stampen.

Voor Asana in mijn leven kwam, hield ik mijn eigen to-do’s bij via Wunderlist. Maar naarmate mijn takenlijst evolueerde en sterk begon te groeien, was het al snel duidelijk dat Wunderlist een veredelde versie was van eender welke online kalender. Toen werd er plots intern over Asana gesproken. Net zoals ik bij Slack aanhaalde, is Asana zeer gefocust op teams. De tool doet dan ook zijn uiterste best om een projectmanagement tool te zijn die alle natte dromen van een projectmanager waarmaakt. Zo is er bijvoorbeeld de mogelijkheid om verschillende workspaces op te zetten. Deze optie kan je gebruiken om to-do’s gerelateerd aan het werk, van privé getinte to-do’s te scheiden. Een andere mogelijkheid is om per klant een workspace aan te maken. 

De mogelijkheid tot delen gaat zelfs zo ver dat je kan kiezen wie verantwoordelijk is voor een bepaalde to-do en wie deze kan volgen om de progressie waar te nemen. Een handige feature als je een klant via Asana wil laten meevolgen hoe het project vordert. 

asana_unicorn

 Asana biedt een enorme hoop integraties en functies aan. Met als topvoorbeeld een Harvest integratie. Heel fijn om deze twee te kunnen combineren. Een andere persoonlijke favoriet is chatbox. Ok, ik ben misschien een beetje te verslaafd geweest aan MSN Messenger indertijd, maar niets is makkelijker dan extra feedback, commentaar, en/of hulp te krijgen in de specifieke taak waar je op dat moment aan werkt.

 

 

 

Eén klein minpuntje: Asana biedt geen offline ondersteuning aan. Zonder een internet connectie kan je dus geen gebruik maken van de applicatie. Geen nood, na enkele reviews gelezen te hebben, zie ik dat de mensen bij Asana gretig op zoek zijn naar hoe ze de offline experience moeten opzetten. ‘I love the smell of open source in the morning’.

Ontdek Asana

 

4. Feedly


RSS-readers zijn geen splinternieuwe spelers meer in de wonderbaarlijke wereld van online tools. Voor ik verder ga wil ik onze minder “computerbewuste” lezers toch kort uitleggen wat RSS precies is. RSS staat voor Rich Site Summary, ook wel Really Simple Syndication genoemd onder vrienden. RSS zorgt er dus voor dat nieuwe content die op een website verschijnt kan bekeken worden in een simpele weergave. Dit zonder manueel te moeten zoeken waar de nieuwe content staat. RSS wordt voornamelijk gebruikt voor blogs of nieuwssites. Een RSS-reader geeft je dus een mooi overzicht van alle nieuwe artikels en posts die op een site verschijnen.

Het geweldige aan een RSS-reader is dat het al je nieuws en blogsites onder 1 dak kan brengen. Daarnaast wordt je op de hoogte gehouden van alle nieuwe toevoegingen. Een droom als je weet dat ik inmiddels een 59-tal nieuwssites en blogs probeer op te volgen. Een onmogelijke karwei als je al deze sites mag gaan afschuimen en zelf in de gaten moet houden wat nieuw is en wat niet.

Had je nog nooit van RSS-readers gehoord en heb je iets hebt van ‘Hela Hola, dat is iets wat ik kan gebruiken!’?  Feedly is een dikke aanrader!  Je maakt simpelweg een account aan en begint de content of websites te zoeken die je wilt volgen. Dit kan door topics op te zoeken of specifieke websites in te voeren. Handiger nog is de functie om content lijsten van andere gebruikers te implementeren. Van zodra je de websites hebt die je wilt volgen, kan je deze gemakkelijk organiseren per topic met gepersonaliseerde tags. Ik heb bijvoorbeeld de tag “Puppy Scholar” gemaakt. Hiermee tag ik de artikels die ik inzend voor de wekelijkse Puppy’s Digest, onze blogrubriek die je ongetwijfeld al gelezen hebt. Of als je te lui bent kan je ook gewoon op ‘Save For Later’ klikken.

Feedly Laurens

Deze tool is een must voor Community Managers die hun sociale mediakanalen van content moeten voorzien en zeer up-to-date moeten blijven met de online eb en vloed. In de gratis versie is er echter wel een kleine vertraging op de updates van de lijsten maar je krijgt wel een oneindig aantal sites die je mag volgen. Geen slechte deal, me dunkt.

Ontdek Feedly

 

5. Spotify


 Ja, Spotify. Dit is voor velen misschien een no-brainer maar Spotify is dé tool die mijn mentale gezondheid op kantoor intact houdt. Music wasn’t my first love, but it will surely be my last.

Op een werkplek waar iedereen graag met elkaar overlegt en Slack soms vergeten wordt, kan Spotify de glazen kooi bieden die je soms nodig hebt om geconcentreerd te blijven. Of zat er te weinig cafeïne in je koffie? Geen probleem, Spotify kan je van de nodig schijven voorzien die je door dat vervelende namiddagdipje helpt. Keuze in muziek genoeg! Ik herinner mij dat ik na de launch in België (eind 2011) mijn neus optrok. Toen was het aanbod voornamelijk radiomuziek en vond ik dat mijn geliefde obscure metal maar mager vertegenwoordigd was. Hup, weg Spotify en ik mij maar zelfingenomen voelen over mijn onconventionele smaak in muziek. Inmiddels is mijn smaak, net zoals het aanbod van Spotify, ruimer geworden. Je gaat niet meteen alles terugvinden, maar een streaming programma waar ik van Rupert Holmes naar Sunn o))) kan springen, krijgt van mij een pluim.

Toegegeven: wat Spotify kan, kan Youtube ook. Maar Spotify gaat voor geluidskwaliteit, iets waar je op Youtube lang naar kan zoeken. De interface van Spotify is daarnaast enorm simpel om mee te werken. En je kan zien waar je vrienden en de mensen die je volgt naar luisteren. Altijd grappig om je baas via Slack de hashtag #dancinginmychair te zien posten en het dan aan de dikke houseplaat die hij op Spotify aan het beluisteren is te kunnen koppelen.

Jonas is vollenbak aan het werk

Natuurlijk is het wel een beetje zuur als je in de flow van je muziek zit en dan “BOL. PUNT. COM.” door je koptelefoon hoort blazen. Want ja, een gratis account komt met een waslijst aan reclame. Reclames gemaakt met een verzameling van de meeste irritante geluiden te vinden zijn op deze planeet (vb. Piepende sneakers, vals zingende vrouwen, Nickleback). Vervloek de marketeers! Misschien dan toch een abonnementje aanschaffen om deze reclame te vermijden…Meh.

Ontdek Spotify


 

Ik hoop dat mijn lijst toch minstens een beetje interesse heeft opgewekt om naar 1 tool te leiden. Wees echter gewaarschuwd. Deze gereedschappen vergen aandacht en onderhoud om efficiënt te zijn. Ik spreek uit ervaring.

Dat gezegd zijnde zeg ik ‘tot ziens!’ en veel plezier,

Blog-High Five,

Laurens Gozin

P.S. Wil je op de hoogte blijven wanneer we een nieuwe blog posten? Schrijf je dan in op onze nieuwsbrief.

   
Reacties