Vrije Universiteit Brussel is de voorbije 45 jaar uitgegroeid tot een hoofdrolspeler in het Vlaamse hoger onderwijslandschap en neemt hiermee een vooraanstaande plaats in Brussel, Vlaanderen en de wereld in.
Vandaag telt de Vrije Universiteit Brussel 14 200 studenten, meer dan 150 onderzoeksgroepen en stelt ze samen met haar universitair ziekenhuis (UZ Brussel) ruim 6000 personeelsleden te werk.
Invisible Puppy helpt hen bij:
Een assessment bracht de organisatorische omgeving, systemen, content en processen in kaart. Daarmee werd duidelijk wat er precies moest gebeuren en in welke volgorde dit het best kon uitgewerkt worden.
Vanuit de beleidsstrategie van de VUB werden tevens concrete keuzes gemaakt tussen welke projecten en content programma eerst opgestart moesten worden zodat zij snel concrete resultaten konden bekomen.
Deze projecten op poten zetten was cruciaal om de organisatie te laten kennismaken met de nieuwe digitale mindset, methodiek en cultuur die nodig is om dit soort marketing innovaties te introduceren. Aan de hand van workshops werd een content marketing, inbound marketing en marketing automation strategie uitgewerkt. Vernieuwend daarbij was de agile marketing aanpak waarmee deze plannen tot stand kwamen.
Online marketing, inbound marketing, agile marketing, content marketing en marketing automation. Het waren veelal nieuwe termen voor het marketing team van de VUB.
Op een gestructureerde manier werd een nieuwe “student centric” manier van denken geïntroduceerd. Dit gebeurde door op een hands-on manier teams mee te nemen in concrete business projecten waarbij ze werden ondergedompeld in deze nieuwe mindset. Deze aanpak omvatte tevens een nieuwe vorm van governance op operationeel en managementniveau.
Ook gaf Invisible Puppy een reeks opleidingen, variërend in moeilijkheidsgraad en onderwerp. Niet alleen de best practices, maar ook de nodige nieuwe processen, methodiek en organisatiestructuur werden geïntroduceerd. Stap voor stap werd zo de nieuwe mindset voorgesteld over wat online marketing moet zijn.
Verschillende projecten en programma’s moesten tegelijkertijd beheerd worden:
Invisible Puppy zorgde voor het beheren en opzetten van verschillende content programma's en lead-nurturing programma's binnen een professioneel marketing automation platform.
Na verschillende overlegmomenten en workshops met de marketingverantwoordelijken bij VUB werden de prioriteiten bepaald rond content programma's. Hieruit werd een concreet plan opgemaakt naar relevante communicatiethema's en onderwerpen, die werden vertaald naar deliverables die aansluiten bij de doelgroep (blogartikels, video's, testimonials, e-book, online quiz, social media posts ...)
De hoeveelheid parallelle projecten vroeg om een nieuwe aanpak. Daarom zorgde Invisible Puppy voor de initiële opzet van program management binnen VUB, ondersteund door de program managers van VUB bij de uitvoering van de programma’s.
In de zomer van 2015 begon de rollercoaster naar online marketing en de introductie van een nieuw marketing automation tool Eloqua. Een switch, of in academische termen een paradigmaverschuiving, in de werking binnen de marketing en communicatie afdeling van de Vrije Universiteit Brussel.
Tom De Baere en Jonas Verhaeghe begeleidden de eerste fase van het project. Ver tot na de normale uren spraken we over deze transformatie; de technische kant, marketing mogelijkheden, maar ook de noodzakelijke implicaties binnen de governance structuren. Ik herinner me deze gesprekken zowel met veel plezier als met verwondering (hoe zouden we dat allemaal gedaan krijgen?)
De methodologie die 'de Puppy's' hanteren werd voornamelijk door Karl Van Goolen bij ons geïmplementeerd. Hij nam ons mee door alle stappen van het maken van de tracks. Karl bracht structuur en vertrouwen in het project, wat op dat moment op aardig wat interne tegenwerking kon rekenen. Karl vulde een nood in en werd meer dan een 'externe', maar echt deel van het team.
Samen met de verschillende consultants van Invisible Puppy hebben we de change in onze dagdagelijkse werking gemaakt. Als 1 team.
Meer weten over deze case? Contacteer ons!
